まず考えるべきなのは本当にデータベース化する必要があるかどうかです。自分的には1シートに20列×1000行くらいのデータなら別にExcelのままでもいいんじゃないって感じてます。それくらいならVlookupとか使えば入力の手間もそんなにかからないだろうし、統計・集計はピボットなり何なり使えば簡単にできますしね。逆にそれ以上ならAccessに限らずデータベースにしちゃった方がいいかもしれません。個人的に横長のExcelシートは嫌いだし。まぁ今回は余所様の会社の話で自分が説得するわけにもいかないのでAccessにすること前提で考えます。
…ぶっちゃけサンプル作るのが若干面倒ですが頑張って作ります。まずはさすがに知人の案件をまんま載せるわけにいかないし、そんなに突っ込んで聞いたわけではないので自力でそれっぽい前提条件を考えるとしましょう。
前提条件
あるPC苦手なお婆さんが経営する駄菓子屋では入荷・売上を管理するのに手書きの台帳を使っている。台帳は売上入力用、取引先一覧の2つに分かれている。売上入力用
| 日付 | 商品 | 単価 | 数量 | 売上 | 在庫 |
| 9月1日 | あめちゃんA | 10 | 25 | 250 | 125 |
| あめちゃんB | 10 | 18 | 180 | 132 | |
| チロルチョコA | 20 | 31 | 620 | 119 | |
| チロルチョコB | 20 | 26 | 520 | 124 | |
| 合計 | 100 | 1570 | |||
| 9月2日 | あめちゃんA | 10 | 30 | 300 | 95 |
| あめちゃんB | 10 | 15 | 150 | 117 | |
| あめちゃんC | 100 | 1 | 100 | 149 | |
| チロルチョコA | 20 | 22 | 440 | 97 | |
| チロルチョコB | 20 | 20 | 400 | 104 | |
| 合計 | 88 | 1390 | |||
| 9月3日 | あめちゃんA | 10 | 40 | 400 | 55 |
| あめちゃんB | 10 | 35 | 350 | 82 | |
| チロルチョコA | 20 | 29 | 580 | 68 | |
| チロルチョコB | 20 | 10 | 200 | 94 | |
| 合計 | 114 | 1530 | |||
| 9月4日 | あめちゃんA | 10 | 15 | 150 | 135 |
| あめちゃんB | 10 | 20 | 200 | 135 | |
| チロルチョコA | 20 | 29 | 580 | 139 | |
| チロルチョコB | 20 | 20 | 400 | 124 | |
| 合計 | 84 | 1330 | |||
メーカー一覧
| メーカー | 電話 | FAX |
| (株)Yamada | xxx-xxxx-xxxx | xxx-xxxx-xxxx |
| 有限会社Sato | xxx-xxxx-xxxx | xxx-xxxx-xxxx |
| Tanaka菓子 | xxx-xxxx-xxxx | xxx-xxxx-xxxx |
要望
手書き台帳をAccessへ移行したい。テーブルは極力正規化する。移行後は極力入力作業を減らし、簡単に日別、月別の商品毎、メーカー毎の集計を出力出来るようにする。制約
テーブルの正規化に際し、不足している列等あれば追加してもよい。直接VBAを書くのは全面的に禁止。マクロについては簡易なもの（フォーム、レポートを開く等）は可とする。テーブル、クエリ、フォーム、レポート全てにおいてデザイナを用いて作成可能な範囲で作成すること。
Excelじゃねーのかよって突っ込みたい気持ちも分かりますが、極端な例として手書きってことにしちゃいました。別に状況的にExcelも手書きも変わらないだろってことで…。
それである日孫が東京から帰ってきて言うわけですよ。「俺、ばあちゃんの駄菓子屋継ぐよ！！」って、で継いでみてこの手書き台帳を見て驚愕するわけですよ。今までこれでどうやってやってきてたんだって。こうなったら自力で学生時代にちょこっと習ったAccessで作ってやるってわけです。あ、あとメーカーってしちゃったから直接仕入れってことで…。
さて、前提条件考えただけで疲れてきたので今回はこの辺で…。次回から実践に移っていきます。
